La période d’inscription débute environ trois semaines avant la tenue de l’activité. Les détails de l’activité sont alors publiés sur notre site Internet et une invitation est transmise aux membres. Une invitation est également envoyée aux invités inscrits sur la liste de réserve afin de combler si nécessaire les places restantes de l’activité.

Chaque activité a un nombre maximal de participants qui est tributaire du nombre de places disponibles du lieu de l’activité.

Le coût de chaque activité peut varier en fonction de la formule choisie.

Inscription à une activité

Suite à la réception de l’invitation, les membres et invités intéressés s’inscrivent via le formulaire disponible sur la page de l’activité. Le principe d’attribution est « premier arrivé, premier servi ». Toutefois, les inscriptions des membres ont priorité sur celles des invités pendant la période d’inscription réservée aux membres.

Réservation de places et liste d'attente

Suite à la période de priorité aux membres, une réponse est envoyée aux personnes qui se sont inscrites pour les informer d’une « Réservation de places » ou d’un ajout sur la « Liste d’attente ».

Réservation de places :
Ce courriel informe le participant que sa place ou ses deux places sont temporairement réservées, le temps de recevoir le paiement.

Liste d’attente :
Ce courriel précise que l’inscription a été ajoutée sur la liste d’attente car le groupe est complet. Un autre courriel sera envoyé si jamais des places devaient se libérer.

Paiement de l'activité = Confirmation de participation

Le paiement de l’activité doit se faire suite à la réception du courriel de « Réservation de places ». C’est ce paiement qui constitue la confirmation de participation à l’activité.

Le paiement de l’activité doit être reçu dans le délai prescrit pour l’activité. Ce délai est variable selon l’activité et selon les exigences de chaque restaurateur.

Si le paiement n’est par reçu dans le délai prescrit, les places réservées ne seront pas assurées et pourront être offertes aux personnes sur la liste d’attente. Dans ce cas, un courriel sera envoyé au membre ou invité pour l’aviser que ses places sont perdues.

Seuls les paiements par virements électroniques sont acceptés. Les membres Desjardins peuvent payer par VEP (Virement entre personnes) via AccèsD alors que les clients des autres institutions financières peuvent effectuer un virement Interac.

Sauf exception, aucun paiement n’est accepté au moment de l’activité.

Annulation suite à une inscription

Un participant s’étant inscrit à une activité et qui ne peut y assister doit aviser la personne responsable des réservations au plus tard à la date limite de paiement de l’activité. Ceci afin de nous permettre d’offrir les places disponibles aux personnes inscrites sur la liste d’attente de l’activité.

Advenant une annulation tardive ou non signalée à une activité, le paiement effectué pour l’activité ne sera pas remboursé.

À la suite de trois annulations sans justifications ou non signalées, la carte du membre pourrait être résiliée ou l’invité pourrait être définitivement enlevé de la liste de réserve d’invités.

Allergies alimentaires et demandes spéciales de menu

Le menu de l’activité est élaboré en accord avec les vins proposés.

Les demandes de changement de menu sont considérées:

seulement lorsqu’il s’agit d’une entrée;
seulement lorsque le restaurateur peut remplacer facilement cette entrée sans frais supplémentaires pour le club.

L’entrée est souvent remplacée par une salade ou une terrine.

Pour toute autre demande, les personnes souffrant d’allergies ou d’intolérances alimentaires doivent s’adresser directement au restaurateur afin de faire effectuer les changements au menu à leurs frais.

Verres à dégustation

Lors de certaines activités, les participants doivent apporter leurs verres à dégustation (3 à 6 verres par personne selon l’activité).

Les verres suggérés sont de type « Spiegelau Expert Tasting » semblables à ceux portant l’effigie de Vin-O-Monde.

Méthode alternative d'invitation à une activité

Dans le cas où il nous est impossible de mettre à jour le site pour une activité, les détails de l’activité sont annexés au courriel d’invitation et les inscriptions se font en répondant à ce courriel.